Programme Sauzay 2015-2016 : la circulaire académique vient de paraître ! publié le 12/10/2015  - mis à jour le 13/12/2015

La circulaire académique (fichier joint) concernant le programme Brigitte Sauzay 2015-2016 vient de paraître. En complément de ce document de cadrage, madame Christine Lachwa de la Dareic rappelle un certain nombre d’éléments.

Deux façons de participer au programme :

— soit dans le cadre du partenariat entre l’académie de Poitiers et le Land du Mecklembourg-Poméranie. Les organisateurs mettent en commun les listes des candidats français et allemands, et constituent les binômes de correspondants. Pour y participer, l’élève enregistre sa candidature en ligne exclusivement.

Attention ! La date limite des candidatures est fixée au vendredi 20 novembre 2015 inclus.

— soit hors partenariat : l’élève recherche lui-même son correspondant. L’échange peut être organisé dans n’importe quel Land et à n’importe quel moment de l’année scolaire. La procédure à suivre est indiquée sur le site de l’OFAJ.

Nouveauté dans le cadre du partenariat académique

Cette année, le séjour des élèves français en Allemagne a été avancé (départ de février à avril 2016) afin qu’ils aient encore deux mois de scolarité avant la fin de l’année scolaire. Cela permettra ainsi aux élèves de 3e de participer plus facilement au programme, tout en ayant le temps de préparer le DNB. N’hésitez pas à les encourager en ce sens, d’autant qu’ils ont la possibilité de passer les épreuves du DNB lors de la session de septembre s’ils le souhaitent.

Conseils pour l’inscription

 Lorsque l’élève procède à son inscription en ligne, il doit rédiger directement sur le site une lettre de présentation destinée à son correspondant allemand. Cependant cette lettre sert aussi aux organisateurs pour constituer les binômes de correspondants. Il faut donc que l’élève prépare bien sa lettre : il ne faut pas répéter ce qui est déjà indiqué dans le dossier (par exemple "J’ai un frère et une soeur et aussi un chat, nous habitons à Poitiers, je fais du piano..."). Il faut essayer de se décrire aussi précisément qu’on peut, dire honnêtement ce qu’on aime et ce qu’on n’aime pas, quel genre de correspondant on aimerait avoir, ce qu’on attend de l’échange... Ce n’est pas toujours facile ! C’est pourquoi il vaut mieux la préparer à l’avance.
Il faut bien expliquer aux élèves qu’ils ne seront pas "jugés" sur cette lettre, mais qu’elle servira à leur trouver le correspondant qui soit le mieux adapté à eux. Si la lettre est très courte ou vague, c’est très difficile pour nous de deviner avec quel correspondant ils pourront bien s’entendre !

 Lors de l’inscription en ligne, il faudra insérer une photo : il faut que ce soit un portrait de l’élève (pas une photo de la maison ou de toute la famille ou de son animal de compagnie). Là aussi, les organisateurs ne vont pas "juger" les photos : elle peuvent simplement aider à mieux discerner la personnalité de l’élève (par exemple si l’élève est réservé, extraverti, assez mûr pour son âge ou encore un peu jeune...), et donc à bien constituer les binômes.


Demande de subvention de l’OFAJ

 ATTENTION ! La procédure de demande de subvention a changé : autrefois la demande se faisait sur un formulaire papier qu’on envoyait par courrier. Depuis janvier 2015, l’OFAJ a établi une nouvelle procédure, entièrement dématérialisée : désormais la demande doit être faite exclusivement en ligne sur la plateforme internet de l’OFAJ.

 Marche à suivre
— A droite de la page, il y a un encadré intitulé "En bref". A l’intérieur de cet encadré, il y a un paragraphe intitulé "Soutien financier". Dans ce paragraphe, il faut cliquer sur le lien "Demande de subvention en ligne ici ". On arrive sur la page d’accueil de la plateforme, qui va gérer les demandes de subvention. On clique sur l’onglet vert "S’inscrire". On remplit les rubriques (notamment son adresse électronique). On reçoit alors un mail dans un délai de quelques minutes (éventuellement un peu plus) : ce mail contient un lien qui permet de choisir son mot de passe. Ce mot de passe - à conserver soigneusement - permet de se connecter à la plateforme. On clique alors sur l’onglet "Mon dossier Brigitte Sauzay", puis "Saisie du dossier". On saisit les éléments demandés, puis on valide. Une fois qu’on a validé la saisie : on doit télécharger et imprimer le document PDF qui synthétise la demande.

— On fait signer la partie "Demande de subvention" par le chef d’établissement (= page 1).
Les parents complètent et signent la partie "Attestation parentale" (= page 2).
On scanne la demande de subvention et l’attestation parentale signées : les 2 pages dans un seul fichier PDF.
NB : Il faut veiller à bien scanner ensemble les 2 pages, car on ne pourra renvoyer qu’un seul fichier PDF sur la plateforme.

— On se connecte de nouveau à la plateforme grâce au même mot de passe.
On télécharge depuis son ordinateur le fichier PDF (contenant la demande de subvention et l’attestation parentale signées et scannées) : il est alors transmis à la plateforme.
Vous recevrez ensuite un mail de confirmation de l’OFAJ après étude de votre dossier (dans un délai d’une semaine ou deux environ).
Enfin il faut également envoyer le fichier PDF à la DAREIC du Rectorat (par simple mail à christine.lachwa@ac-poitiers.fr)
Si la famille ne dispose pas du matériel pour effectuer cette procédure, elle peut demander de l’aide à l’établissement scolaire.
En cas de problème technique, elle peut contacter l’OFAJ sur la messagerie suivante : sauzay@ofaj.org

La demande de subvention doit être entièrement finalisée au plus tard 1 mois avant le départ de l’élève.

N.B. "Finalisée" signifie : saisie, imprimée, signée par le chef d’établissement et les parents, scannée et renvoyée sur la plateforme internet de l’OFAJ.
Exemple : l’élève part le 10 décembre 2015. La demande doit être renvoyée sur la plateforme internet de l’OFAJ le 9 novembre 2015 au plus tard.
Si on dépasse la date limite, le dossier sera automatiquement bloqué par la plateforme et la demande ne pourra pas être prise en compte.


Personne contact dans l’académie de Poitiers

Christine LACHWA
Adjointe au Délégué académique
Délégation Académique aux Relations Européennes, Internationales et à la Coopération (DAREIC)
Rectorat de l’académie de Poitiers
22, rue Guillaume VII le Troubadour - BP 625 - 86022 Poitiers cedex
Téléphone : 05.16.52.65.51
Mail : christine.lachwa@ac-poitiers.fr

Documents joints

une plaquette réalisée par l’OFAJ

Circulaire du Recteur

Formulaire d’inscription (hors partenariat)