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Configurer un logiciel de messagerie pour relever son courriel académique publié le 11/09/2008 - mis à jour le 23/08/2024

Tous les personnels appartenant à l’académie de Poitiers disposent d’une adresse académique en ac-poitiers.fr. Ils peuvent la consulter en ligne via le portail intranet académique (icône représentant une enveloppe en haut de la page après authentification), ou par lien direct.

Il est aussi possible de configurer un logiciel de messagerie (ou "client de messagerie") pour récupérer les courriels de votre boite aux lettres académique. Mais attention, si vous changez d’adresse mail personnelle pensez à changer l’adresse de redirection.

Le webmail académique

Il peut être consulté de n’importe quel poste via internet.

Sun Convergence présente quelques avantages :

affichage des dossiers et messages sur le même écran,
suggestions d’adresse à partir de l’annuaire académique lors de la saisie des destinataires,
marquage de certains messages par "drapeau rouge"
filtre d’affichage de la liste de messages (d’expéditeur, de destinataire, de sujet, de corps de message),
recherche avancée avec critère de date.
...
La taille de stockage est limitée à 200 Mo. Cela signifie qu’il faut faire le "ménage" régulièrement en supprimant les messages plus anciens (ou en les sauvegardant), en téléchargeant les fichiers-joints et en les stockant sur votre ordinateur personnel, une clé usb ...

Attention pour alléger la boite aux lettres pensez après avoir supprimé quelques messages obsolètes à "vider la corbeille" (icône poubelle sous la boite de réception, clic droit sur l’icône).

Sun Convergence

L’option "supprimer les messages du serveur après X jours" dans le client de messagerie (Outlook, Outlook Express, Thunderbird, etc.) permet de continuer à utiliser le webmail pendant un certain temps (des vacances, par exemple) alors que les messages ont déjà été récupérés par le logiciel de messagerie.

Si la boite académique n’est plus du tout consultée via le webmail, décochez "conserver une copie sur le serveur", afin de ne pas stocker inutilement des messages.

Vous trouverez en documents joints les tutoriels pour configurer votre client de messagerie.

Envoyer un document

Un lien est préférable à une pièce jointe : le message sera moins lourd car le support ne sera téléchargé que par les personnes qui souhaitent le réutiliser, au lieu d’être dupliqué. C’est donc plus écologique. Cela rend aussi vos messages plus accessibles aux personnes qui ont peu de débit internet.
Le cloud fourni par le ministère et qui respecte le RGPD est Nuage, de Apps.education.fr (voir les tutoriels pour les différents usages possibles).

La signature

Elle doit résumer votre profil professionnel. Ne mettez que le nécessaire. Par exemple votre adresse mail n’a pas besoin d’y figurer. Réfléchissez bien avant d’y mettre votre numéro de téléphone.
Si vous y incluez un logo, pour des questions de sobriété énergétique veillez à ce que l’image ait une taille raisonnable.
Envoyez-vous un email de test et vérifiez que votre signature a un bon rendu sur différents appareils, notamment mobiles.

L’adresse d’envoi

Si vous avez relié plusieurs webmail à un même logiciel de messagerie veillez à bien choisir l’adresse professionnelle au moment de l’envoi.

Les agents de l’Etat doivent en effet communiquer avec leur adresse professionnelle dans le cadre du travail, pour des raisons de sécurité et pratiques (les mails sont plus faciles à retrouver et risquent moins de passer en spam), mais aussi de confidentialité et de souveraineté (les données contenues dans votre mail et dans les réponses seront stockés sur un cloud respectueux des règles européennes de protection des données).
La barre d’outils permet de choisir le compte avec lequel on envoie le mail (voir ci-dessous à titre d’exemple une capture d’écran de Thunderbird).