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article Trier et classer des champs dans Calc (Libre office) ou Excel (Microsoft office)     -    publié le 10/11/2015

• Principe

Au moment des prévisions d’effectifs, ou au cours de l’année scolaire, le directeur est amené à établir des listes d’élèves, à les classer par date de naissance, par classe, de noter le nombre d’élèves (affecter un numéro d’ordre à un corpus),... Calc (Libre office) ou Excel (Microsoft office) sont des outils pratiques et très adaptables pour réaliser ces tâches.

• Extraire un fichier csv depuis Base élèves

baseeleve

Sur l’Intranet, aller sur Base élèves. Puis :

  • Listes
  • Listes d’élèves pour extraction
  • Chercher (vous pouvez restreindre la recherche)
  • Extraction format CSV
  • Enregistrer sous... (attention, si vous cliquez sur ouvrir directement, vous ne pourrez que le lire et non le transformer)
  • Ouvrir avec...
  • Choisir Calc ou Excel

• Ajouter une colonne avec un numéro d’ordre :

calc
  • clic droit sur A
  • Insérer des colonnes à gauche
  • écrire 1 en face du 1er nom
  • clic gauche sur le carré noir bas/droit de la fenêtre
  • étirer jusqu’au dernier nom Vous avez ainsi le nombre de d’élève. Vous pouvez faire la même chose en créant une autre colonne par classe.

• Pour supprimer des colonnes inutiles (au regard de votre projet)

  • sélectionner la colonne
  • clic droit
  • supprimer

• Pour classer vos élèves par ordre de naissance

calc2
  • clic colonne Q ou sélectionner les lignes concernées ou cliquer en haut à gauche sur l’intersection des bandeaux lettres chiffres
  • tri croissant (logo flèche petit point) ou données trier
  • étendre la sélection (si demandé).

Vous pouvez procéder de même pour champ classe, ordre alphabétique des prénoms...

• Pour trier avec plusieurs critères (exemple : classe+section+ordre alphabétique des noms)

calc3
  • sélectionner tout le tableau (cliquer en haut à gauche sur l’intersection des bandeaux lettres chiffres)
  • données
  • trier colonne F, E, B
  • OK
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