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VIA et autres outils de visioconférences entre enseignant.e.s publié le 30/03/2020 - mis à jour le 11/04/2023

Les classes virtuelles offrent désormais des nouvelles modalités d’animation de réunions et de travail à distance.
Mis à disposition par le pôle FOAD du ministère de l’Education Nationale, VIA est l’outil utilisé dans M@gistère.
Chaque enseignant.e de l’académie peut l’utiliser et créer une activité d’échange synchrone à distance, pour travailler sur un projet avec des collègues (qui peuvent être hors académie, et pas forcément enseignant.e.s), ou avec un groupe.

Où ?

Pour utiliser la classe VIA, il est recommandé d’installer l’application au moment d’accéder à la salle de visioconférence, pour avoir la dernière version :

Installer l'application VIA (PDF de 280.3 ko)

Tutoriel du pôle FOAD
décembre 2020

Vous pouvez aussi mettre à jour l’application si vous l’avez déjà installée.

L’accès à ce service peut se faire :

par l’intranet académique : rubrique FOAD dans "mes applications" ou dans le portail Arena entrée "Formation et ressources" puis "plateforme de classes virtuelles".

portail Arena
par l’entrée classes virtuelles sur le site FOAD national (choisir ensuite "accès utilisateur"/accéder et sélectionner son académie).

Remarquez au passage TRIBU, autre outil de travail collaboratif à distance proposé dans ces mêmes rubriques. Il permet de créer, stocker et partager des documents et de les travailler à plusieurs mains.
 Accéder à la documentation Tribu

Comment créer ?

Choisir "créer une activité" et indiquer une date.
Pour inviter des collègues de l’académie saisir leur nom dans la fenêtre de recherche : s’ils sont dans l’annuaire académique leur adresse apparaitra (cliquer sur la bonne adresse).

paramétrage d’une classe
et recherche de participants
Pour inviter des personnes hors académie coller leur adresse mail dans l’espace prévu "ajouter un invité (guest)", et cliquer sur ajouter.
Enregistrer.

Les personnes invitées reçoivent une notification dans leur boite aux lettres, et un guide pour préparer la réunion (tests de connexion, tests audio). Elles pourront après la réunion accéder par le même lien aux documents partagés.

Quand vous êtes invité à une réunion sur VIA (tutoriel) (PDF de 2.4 Mo)

par Claude Bodin, collège Joachim du Bellay, mars 2020

Préparer votre classe virtuelle

Vous pouvez téléverser à l’avance vos présentations (= les installer dans Via), et choisir de les rendre publiques (donc téléchargeables par vos invités) ou non.
Dans le contexte de pandémie le service étant très utilisé il faut prévoir un délai de téléversement, et éviter de le faire pendant les heures de charge (9H/12H et 14H/16H). Le format .pdf est à privilégier. Vous pouvez fermer la fenêtre pop-up pendant l’opération de conversion.

Comment aider les participants à se préparer ?

Il est recommandé d’adresser aux participants le tutoriel ci-dessus ("installer l’application VIA"), quelques conseils pour l’accès (voir image ci-dessous) et un contact pour l’assistance.

Avertissement utile pour l’accès
à une classe VIA - juin 2021

Voici un exemple de message :

Bonjour,

Comme convenu, nous nous retrouverons demain mardi de 9h30 à 12h30 pour aborder .....
Vous trouverez ci-dessous le lien pour accéder à la salle de visioconférence :

(...)

Choisir l’onglet "Je suis invité" et saisissez vos prénom et nom.

Pour assister à cette visioconférence, nous vous demandons d’utiliser si possible un micro-casque (un kit oreillette peut aussi très bien faire l’affaire) afin d’éviter les phénomènes d’écho.
Vous pouvez installer l’application proposée si cela n’a pas été déjà fait (vous n’aurez plus à le refaire pour d’autres visioconférences VIA). Vous trouverez un tutoriel ci-joint pour vous aider à réaliser cette opération, et des indications concernant le moment où vous rejoignez la réunion.

Si vous rencontrez des soucis pour vous connecter, n’hésitez pas à appeler (...) au numéro suivant : (...)

Bonne fin de journée et à demain.
Marie et Chantal

Comment accueillir ?

Vous pouvez prévoir une page d’accueil parmi les documents de votre classe virtuelle (voir un exemple modifiable ci-dessous), et expliquer le comportement attendu.
Si les participants sont nombreux il est recommandé de couper les micros par défaut, et de ne les activer que lorsqu’une personne a demandé la parole.

Comment animer ?

Pensez bien que la distance multiplie les risques d’incompréhension, et que vous devez donc être particulièrement clair.e, courtois.e et prudent.e (vérifiez par exemple régulièrement si vos interlocuteurs ont compris ou souhaitent réagir).

Plusieurs fonctionnalités pourront faciliter la communication pendant la réunion, notamment :

possibilité d’échanger par messagerie instantanée (chat, pratique pour poser des questions, commenter...). Il sera possible d’exporter les conversations pour les conserver à l’issue de la réunion. Pour y partager un lien, si ctrl + V ne fonctionne pas utiliser le clic droit.
icônes : activer la main levée pour demander la parole, l’ampoule pour faire savoir qu’on a compris...
partager son écran : pour montrer son écran aux autres participant.e.s.

Les fonctionnalités permettant le partage d’écran

partager un tableau blanc. Les participants peuvent alors y écrire à l’aide de la barre de tâches en bas de l’écran. Voir ci-dessous un exemple de présentation d’activité.

Présentation d’une activité en atelier
Marie Courtecuisse
décembre 2020
ateliers : possibilité de se répartir en sous-groupes, chaque groupe disposant alors d’un onglet qui correspond à une "salle de réunion". Isolé phoniquement des autres salles, un atelier dispose de son propre Tchat et de ses propres documents partagés. On accède à la salle en cliquant sur l’onglet. L’animateur.ice doit bien indiquer les consignes au préalable et notamment si les participants peuvent naviguer entre les ateliers. L’onglet permet de voir combien de personnes sont dans l’atelier.

Répartition des participant.e.s
en sous-groupes
Il est possible de faire une réunion sans caméra, mais les échanges seront plus compliqués. Nous conseillons d’activer la caméra et le micro à des moments où cela parait nécessaire.
Si le débit internet est un peu faible désactivez la caméra à certains moments de la réunion.
Il est préférable de se munir d’un casque avec micro ou d’un kit main libre de téléphone (écouteurs et micro) plutôt qu’utiliser le système audio de la webcam, pour éviter les effets d’écho.

Ma cl@sse virtuelle fonctionne aussi sur smartphone.

Peut-on enregistrer la classe ?

Oui, une icône en haut à droite de l’écran le permet.
Mais il a été remarqué en ce début d’année 2021 que l’enregistrement perturbe la liaison entres les participants. Il est donc préférable de l’éviter en attendant que des améliorations soient apportées.

Les enregistrements peuvent ensuite être exportés en format vidéo ou audio.
Ils peuvent aussi être édités (certaines parties inutiles peuvent être masquées) et être consultée dans Via par les personnes qui n’ont pas pu y assister.

Une autorisation doit être demandée au préalable aux personnes concernées : la voix, l’image et les commentaires sont des données à caractère personnel (voir article sur la protection des données).

L’enregistrement donne accès aux éventuels messages échangés par tchat pendant la réunion.
Ci-dessous l’exemple des traces d’une réunion dans M@gistère.

A noter : le tchat peut être lui-même exporté dans différents formats, ce qui peut être utile quand il a servi à partager des liens.

Comment se former ?

Des formations sont proposées dans le Plan de Formation Académique, permettant un suivi et donc l’affichage dans I-Prof.
 Des session de formation à distance sont aussi proposées dans le plan académique de formation, et peuvent être demandées en tant que formation d’initiative locale.

Les autres outils de visio conférence

Les outils gratuits grand public

Attention à l’utilisation d’outils "exotiques"... En effet, certains utilisent les données notamment à des fins publicitaires ou posent des problèmes de sécurité :
 Zoom, Whereby, WhatsApp : les apps de visioconférences sont-elles sécurisées ?
 Discord contaminé par un malware capable de dérober toutes vos données (octobre 2019)

Pour rappel, les enseignants utilisant ce type d’outils non recommandés par l’institution avec leurs élèves (usage donc professionnel) engagent leur responsabilité et surtout celle de leur chef d’établissement (voir RGPD).
Il faut donc prendre un certain nombre de précautions avant de faire son choix :

choisir parmi les outils recommandés par l’institution
sinon bien lire les CGU de l’outil considéré, et passer avec l’éditeur un contrat permettant à l’EPLE de garantir la finalité des traitements de donnée qui seront opérés
en cas de doute, contacter le DPD académique : dpd@ac-poitiers.fr

Les outils de visioconférence recommandés par l’institution :

échanges entre enseignants (voir plan de continuité administrative : authentification académique requise) :
- VIA
- BigBlueButton dans Apps.education.fr, mis à disposition par le ministère. Il est notamment possible de créer des visioconférences via Nextcloud.
- Les services webconférence (Jitsi) et BigBlueButton de la plateforme Apps.education. La maîtrise des données est assurée par la Direction du Numérique pour l’Education du ministère. Voir le mode d’emploi fourni par l’académie d’Aix Marseille.
- Service de webconférence hébergé par la société Scaleway pour l’Éducation nationale (l’URL de ce site ne doit pas être partagée sur internet pour éviter des usages hors éducation).
  Cet outil est exclusivement réservé à l’usage entre enseignants comme mentionné sur la page d’accueil.