Trier et classer des champs dans Calc (Libre office) ou Excel (Microsoft office) publié le 10/11/2015
Principe
Au moment des prévisions d’effectifs, ou au cours de l’année scolaire, le directeur est amené à établir des listes d’élèves, à les classer par date de naissance, par classe, de noter le nombre d’élèves (affecter un numéro d’ordre à un corpus),... Calc (Libre office) ou Excel (Microsoft office) sont des outils pratiques et très adaptables pour réaliser ces tâches.
Extraire un fichier csv depuis Base élèves
Sur l’Intranet, aller sur Base élèves. Puis :
- Listes
- Listes d’élèves pour extraction
- Chercher (vous pouvez restreindre la recherche)
- Extraction format CSV
- Enregistrer sous... (attention, si vous cliquez sur ouvrir directement, vous ne pourrez que le lire et non le transformer)
- Ouvrir avec...
- Choisir Calc ou Excel
Ajouter une colonne avec un numéro d’ordre :
- clic droit sur A
- Insérer des colonnes à gauche
- écrire 1 en face du 1er nom
- clic gauche sur le carré noir bas/droit de la fenêtre
- étirer jusqu’au dernier nom
Vous avez ainsi le nombre de d’élève. Vous pouvez faire la même chose en créant une autre colonne par classe.
Pour supprimer des colonnes inutiles (au regard de votre projet)
- sélectionner la colonne
- clic droit
- supprimer
Pour classer vos élèves par ordre de naissance
- clic colonne Q ou sélectionner les lignes concernées ou cliquer en haut à gauche sur l’intersection des bandeaux lettres chiffres
- tri croissant (logo flèche petit point) ou données trier
- étendre la sélection (si demandé).
Vous pouvez procéder de même pour champ classe, ordre alphabétique des prénoms...
Pour trier avec plusieurs critères (exemple : classe+section+ordre alphabétique des noms)
- sélectionner tout le tableau (cliquer en haut à gauche sur l’intersection des bandeaux lettres chiffres)
- données
- trier colonne F, E, B
- OK