Sur la plateforme de l’académie de Poitiers, il a été décidé de désactiver la possibilité d’ajouter un élève en tant qu’administrateur dans la rubrique "gestion des élèves", pour éviter la création de doublons.

Quand un nouvel élève arrive, vérifiez tout d’abord s’il a déjà commencé une feuille de position numérique dans l’académie :
 se connecter en tant qu’administrateur,

 aller dans la rubrique "anciens utilisateurs",

 saisir le nom de l’élève dans la fenêtre de recherche (ou afficher la liste des élèves de l’établissement d’où il provient),

 si la recherche est fructueuse lui affecter sa nouvelle classe... (sinon il n’apparaîtra pas ensuite dans la liste des élèves de votre établissement),

 cliquer sur "restaurer" pour récupérer l’élève.

• Si la recherche est infructueuse c’est que l’élève vient d’une autre académie, ou que son établissement n’utilisait pas la plate-forme académique GIBII, ou qu’il n’a pas été "radié" du GIBII de son établissement précédent (ce qui peut s’arranger en appelant l’établissement concerné).
  Dans ce cas, voici la procédure à appliquer. Plus simple qu’il n’y parait, elle garantit un bon suivi des feuilles de position quand un élève change d’établissement à l’intérieur de l’académie.

 Créer un fichier eleves.txt avec un simple éditeur (Notepad, Bloc-notes, Wordpad...), ou enregistrer le fichier joint à cet article pour réuitiliser son en-tête. Le nom de ce fichier doit commencer par eleves, et finir par .txt , mais vous pouvez y ajouter des caractères (par ex eleves-2008.txt).

• Si vous le créez ou le modifiez "à la main", les éléments doivent être indiqués, dans l’ordre prévu par l’en-tête. Fournir au minimum le nom, le prénom, la date de naissance (de préférence complète jj/mm/aaaa), la classe appelée de la même façon qu’elle est appelée dans GIBII. Les espaces de part et d’autre des points-virgules ne sont pas significatifs. Les champs sont insensibles à la casse, et les accents sont facultatifs. Le rne_ad correspond au RNE de votre établissement (8 caractères). Laissez les séparateurs (points virgules) entre les éléments qui font défaut. Par exemple si vous n’avez pas l’identifiant de l’élève. Cet élément n’est pas indispensable mais il est important pour assurer un bon suivi de la feuille de position année après année, et extrêmement utile pour limiter les incertains à l’importation. Il sera possible de l’indiquer par la suite, sur la fiche individuelle de l’élève, quand il aura été incorporé. Ne pas renseigner les options (langues vivantes, etc).

 Se connecter en "admin", rubrique "importation des utilisateurs", "page suivante", "parcourir" pour intégrer ce fichier élèves,

 "traiter les fichiers".

• l’application affiche les 1ère lignes, pour vérifier que les zones correspondent bien. Si ce n’est pas le cas : repérer les éléments mal placés, "stopper" et ouvrir le dossier dans lequel se trouve le fichier pour replacer les éléments au bon endroit entre les points virgules, puis enregistrer les modifications et reprendre la procédure depuis "parcourir".

 GIBII compare les nouveaux élèves que vous incorporez avec les élèves de la base académique portant le même nom. Certains homonymes sont placés en "incertains", pour vous inviter à préciser s’il s’agit d’élèves susceptibles d’avoir déjà une feuille de position GIBII entamée sur la plate-forme académique (par "nouveau" on entend "nouveau dans le GIBII de notre académie").

• Choisissez "nouveau" si après avoir observé les homonymes proposés sous son nom vous pensez qu’il s’agit bien d’élèves différents de celui que vous êtes en train d’incorporer.

Si l’élève a une feuille de position entamée dans une autre académie,

• si elle est transmise dans le dossier scolaire, saisir manuellement les validations déjà effectuées (en étant connecté en admin)
• si aucune trace n’est visible dans le dossier scolaire, et qu’il vient d’une académie utilisant GIBII le transfert de la feuille de position numérique peut être demandée par l’intermédiaire des administratrices académiques gibii@ac-potiiers.fr

Le modèle de fichier d’importation d’élèves fourni ci-joint est utilisable notamment pour créer des élèves tests pour une formation. Nous vous recommandons de personnaliser le nom des élèves test. Si vous utilisez ce fichier sans modifier les noms, vous retrouverez les élèves tests en "incertains". Traitez-les comme "nouveaux".